Když všechno funguje, nic není náhoda

Kdybyste měli SIGNIFY představit člověku, který o vás dnes slyší poprvé – co všechno se vlastně skrývá za větou „organizujeme konference a eventy“?

Lea: Ve zkratce jde o to dostat ve správný čas na správné místo lidi, pro které má dané téma význam, a zařídit vše, co je k tomu potřeba. Od pozvání a registrace přes místo, ubytování, grafiku nebo web až po samotný průběh akce. Někdy klient finance má a potřebuje jen kompletní organizaci, jindy má skvělé odborné téma a publikum, ale potřebuje pomoci také najít vhodné partnery. Každá akce má trochu jiný příběh.

Jaroslav: Klient nám v zásadě řekne, co chce, pro kolik lidí a s jakým rozpočtem pracuje. My podle toho dokážeme navrhnout vhodný prostor, zázemí, catering, ubytování i další služby tak, aby vše fungovalo jako jeden celek.

Když se člověk podívá na vaše reference, narazí hlavně na odborné kongresy a konference. Je to vaše hlavní specializace, nebo se na vás mohou obrátit i firmy, které plánují jiný typ velké akce?

Jaroslav: Je to velká část naší práce, ale rozhodně ne jediná. Umíme připravit také firemní výročí, velký společenský večer nebo jinou reprezentativní akci. U větších eventů je princip podobný – musíte dobře nastavit prostor, personál, catering, program, logistiku i rozpočet. A hlavně myslet dopředu na věci, které klient řešit nechce nebo ho ani nenapadnou.

Představme si firmu, která zatím ví jen to, že chce uspořádat větší akci. V jakém okamžiku už za vámi může přijít?

Lea: U konference v podstatě ve chvíli, kdy ví, o čem má být a přibližně kdy by se měla konat. To nám pro začátek stačí. Čím větší akce je, tím větší předstih samozřejmě potřebujeme, hlavně kvůli vhodným prostorám a ubytovacím kapacitám a také proto, že mnoho našich akcí je vícedenních. Ideální je začít zhruba rok dopředu, tři měsíce už jsou opravdu minimální čas.

Říkáte, že klientovi dokážete zajistit akci od první myšlenky až po vyúčtování. Co tedy může skutečně pustit z hlavy?

Lea: S nadsázkou skoro všechno – jen musí přijet a občas nám zvednout telefon. (smích) Odbornou část programu si klient většinou tvoří sám nebo společně s námi, ale všechno ostatní může nechat na nás. Samozřejmě s klientem průběžně konzultujeme zásadní rozhodnutí a necháváme je schválit. Nejde o to vzít mu kontrolu, ale zbavit ho provozní zátěže.

Host přijde na akci, všechno funguje a program běží podle plánu. Kolik práce se skrývá za tím, aby to působilo tak samozřejmě?

Jaroslav: Je to práce na plný úvazek a u větších akcí rozhodně ne pro jednoho člověka. Potřebujete tým, který drží pohromadě produkci, techniku, organizaci, ekonomiku i komunikaci. Čím je termín blíž, tím intenzivnější všechno je.

Lea: Poslední týdny před akcí jste prakticky v permanentním provozu. Právě proto dává smysl, aby firma nemusela na tuto činnost vyčlenit vlastní zaměstnance, kteří mají úplně jinou práci. Za hladkým průběhem je spousta neviditelné činnosti.

Součástí vašeho servisu může být i vizuál, web nebo registrační systém. Proč je důležité, aby akce působila profesionálně už od prvního e-mailu?

Lea: Protože první dojem rozhoduje. Už první pozvánka musí mít jasnou formu, správné oslovení a logiku, na kterou můžete dál navazovat. Účastník by měl od začátku cítit, že akce má řád a že se v ní bude snadno orientovat. Profesionální dojem nezačíná u pódia, ale mnohem dřív.

Výraznou součástí vaší práce je také získávání partnerů akce. V čem je tato disciplína specifická?

Jaroslav: Nestačí jen někoho oslovit s žádostí o peníze. Potřebujete propojit klienta s partnerem tak, aby spolupráce dávala smysl oběma stranám a obě z akce něco získaly. Snažím se hledat právě takové spojení. Setkávání a propojování lidí je podle mě jedna z věcí, které SIGNIFY umí velmi dobře, a často z toho vznikají další dlouhodobé vztahy.

Dokážete pro akci vyhledat vhodné místo v Česku i za jeho hranicemi. Co rozhoduje o tom, zda lokace skutečně funguje?

Jaroslav: Dobrý vzhled prostoru sám o sobě není všechno. Musí odpovídat typu programu, počtu lidí i tomu, co se bude během dne dít. Řešíme dopravní dostupnost, parkování, ubytování, technické možnosti i to, jestli lze dobře propojit jednotlivé části programu. Někdy je nejlepší pracovat s více místy, ale logistika mezi nimi musí být jednoduchá.

Lea: Ostatně i kongresové centrum a hotel Nové Adalbertinum přímo v centru Hradce Králové, kde spolu právě děláme tento rozhovor, je místem, kde pořádáme několik našich eventů. Má své genius loci a zvlášť mimohradečtí návštěvníci bývají tímto místem nadšeni. Některé akce tu pořádáme dokonce přímo na přání klienta, přestože mu samozřejmě nabízíme i jiná krásná místa. Velkou roli při výběru lokace hraje také kvalitní catering. Zkušenost nám ukazuje, že právě jídlo významně ovlivňuje celkový dojem hostů. Nejde ale o okázalost. Hledáme kvalitu za rozumnou cenu a snažíme se rozpočet nastavit tak, aby se zbytečně neplýtvalo.

Který z dosavadních eventů pro vás byl největší výzvou?

Lea: Určitě akce, kterou jsme na přání klienta podnikajícího v zemědělství, připravovali doslova uprostřed polí. Součástí byl kompletní program včetně servírované večeře pro 500 hostů – žádný raut ani bufet, ale plnohodnotná servírovaná večeře se vším všudy. Jestli jsme někdy museli projevit opravdu velkou míru kreativity a organizačního nasazení, byla to právě tato akce.

Jak důležitý je při odborných konferencích společný večer a méně formální část programu?

Lea: Pro všechny účastníky je přirozeně zásadní odborný obsah, ale setkání má ještě druhou rovinu. Lidé potřebují prostor pro osobní kontakt a kuloární diskusi. Právě proto mluvíme spíš o společném večeru. Nemá být výplní programu, ale smysluplnou příležitostí, kdy spolu účastníci mohou mluvit i mimo přednáškový sál.

SIGNIFY dokáže převzít také rozpočet, fakturaci a závěrečné vyúčtování. Jak velkou výhodu představuje propojení produkce a ekonomiky pod jednou střechou?

Jaroslav: Ekonomiku akce nastavuji už od začátku. Podle možností dokážeme říct, co si klient může dovolit, kde má smysl přidat a kde naopak není důvod utrácet. Důležité je, aby byl celý projekt vyvážený a efektivní. Když máte produkci a ekonomiku propojené, můžete rozhodovat rychleji a s mnohem lepším přehledem.

Leo a Jaroslave, jste manželé a SIGNIFY vedete společně. V čem se nejlépe doplňujete?

Lea: Já jsem projektový člověk a poměrně velký introvert. Potřebuji mít jasné body, termíny, úkoly a vidět, jak se všechno skládá do výsledku. Jaroslav je naopak extrovert, baví ho lidé, jednání a navazování prvních kontaktů. V tom se doplňujeme přirozeně. A hodně nám pomáhá i společný sarkastický humor. (smích)

Jaroslav: Každý máme svůj prostor, své zájmy a navzájem se v nich podporujeme. Práce se nám samozřejmě prolíná se soukromím, ale umíme si také říct, kdy je potřeba vypnout. Možná právě respekt k tomu, že každý fungujeme trochu jinak, je důvod, proč nám společné podnikání i život funguje.

Proč by měl klient svěřit další konferenci nebo event právě SIGNIFY?

Jaroslav: Nejlepší odpovědí je pro mě to, že klient, pro kterého jsme začínali jednou akcí, nám jich dnes svěřuje celou řadu. Opakovaná spolupráce je nejpřesnější zpětná vazba.

Lea: Jsme relativně malý tým, takže si dokážeme udržet osobní vztah s klienty i partnery. Žádná akce pro nás není jen další položkou v kalendáři. Baví nás celý proces – od prvních organizačních kroků, komunikace a registrací až po samotnou realizaci. A když se na konci akce klient rozhlédne, vidí spokojené lidi a konečně z něj spadne nervozita, je to pro nás ten nejlepší moment. V tu chvíli víme, že všechno do sebe zapadlo a že naše práce má smysl. Možná právě proto nás i po deseti letech stále baví být u toho znovu.

Autor: Gabriela Urbánková Daňková
Foto: archiv